装柜完成后到截单前是信息最密集的阶段，也是最容易出错的阶段。柜号、封条号、重量、体积——任何一个数字错了，后面都要改单。
SI（Shipping Instructions）补料是制作提单的原始依据，SI错了，后面一切都错。这一步的核心原则：用标准模板、填全核心信息、严格按要求来。
| 项目 | 要求 | 常见错误 |
|---|---|---|
| 发货人 Shipper | 完整公司名+地址+联系方式 | 只写公司名不写地址 |
| 收货人 Consignee | 完整公司名+地址+联系人+电话 | 信息不完整导致目的港无法通知 |
| 通知人 Notify | 同收货人或指定第三方 | 漏填，或与收货人重复但标注不清 |
| 品名 Description | 具体、详细，符合海关申报要求 | 笼统写"日用品""杂货"，容易被查验 |
| 件数 Quantity | 准确数字+包装单位 | 单位写错（箱/包/桶混淆） |
| 毛重 G.W. | 精确到小数点后2位，单位KGS | 净重毛重搞混，数字与报关不一致 |
| 体积 CBM | 精确到小数点后3位 | 四舍五入差异导致与舱单不符 |
| 唛头 Marks | 如实填写，无唛写N/M | 漏填或与实际唛头不符 |
内部初审是最后一道防线，也是改单率最低的环节——这一步发现问题，改了不用花钱；提交给船公司后再改，就是真金白银。
这是最重要的内部审核动作：托书信息、报关资料、补料信息三者是否一致？
| 核对项 | 托书 | 报关资料 | SI补料 | 不一致后果 |
|---|---|---|---|---|
| 发货人 | √ | √ | √ | 货权纠纷 |
| 品名 | √ | √ | √ | 查验/改单 |
| 件数 | √ | √ | √ | 舱单不符 |
| 毛重 | √ | √ | √ | VGM不符/查验 |
| 体积 | √ | - | √ | 配载差异 |
向船公司申请出具提单。是正本（Original B/L）还是电放（Telex Release），按客户要求来。
电放提单必须收取客户盖章版的电放保函，确认客户承担电放责任。没有保函绝对不能做电放，这是红线。
收到船公司提单后，先将提单副本发给客户核对，确认所有信息无误后，再交付正本文件或安排电放。
确认海运费、LOCAL CHARGE等全部费用已结清后，再放单给客户。放单前核对应收账款是操作的基本职责。
以下4条是硬性规则，没有商量余地。做不到的话，不出3个月肯定出大事。
所有修改内容、客户要求、确认信息必须留下书面记录。微信文字、邮件、盖章回传都算，口头通知一律不执行。电话沟通的，挂了电话立刻补一条文字确认。
一次改单费300-800元，一个月改5单就是几千块。你的工资够扣几次？力求一次确认到位，不要"先提交再说，大不了改"。时间不够就提前催客户，别自己扛。
美线必须同步完成AMS申报，加线必须同步完成ACI申报，且需与SI补料同步提交。装船前24小时必须完成，逾期不仅是罚款的问题，可能直接不上船。
拼箱货物必须逐票单独制单，每票对应一个分单号（HBL），不能合并汇总填写。每个收发货人、每个品名都要分别录入，偷懒合并的后面一定出问题。
结合本文内容，我们整理了以下实用工具，帮你快速完成实际工作中的单证制作、费用核算和合规校验。