刚接触出口的人常问「出口要准备哪些单证」，然后拿到一张十几项的清单，一条条去凑。真正踩坑的地方不在漏了哪一份，而在同一份信息在不同单证上对不上：发票毛重 1200 公斤，装箱单写 1205，提单又成了 1.2 吨。
所以先别急着记清单，先想清楚每类单证是给谁看的。看的人不同，他关心的字段就不同，改动的影响面也不同。
| 需求方 | 他关心什么 | 主要单证 | 出错的后果 |
|---|---|---|---|
| 客户 / 开证银行 | 货值、条款、单证是否一致 | 合同、形式发票、商业发票、装箱单 | 信用证不符点扣费、结汇被拒、客户拒收 |
| 船公司 / 航空公司 | 谁运、运什么、多重、是不是危险品 | 订舱委托书、放舱单 S/O、VGM、舱单 | 拒绝装船、甩柜、改单费、舱单与报关单不符被卡 |
| 中国海关（出境） | 是否涉证涉税、归类是否正确、价格是否真实 | 报关单、报关委托书、许可证件、申报要素 | 查验、改单、处罚、影响企业信用等级 |
| 目的国海关（入境） | 原产哪里、能不能享惠、是否检疫合格 | 原产地证、植检/卫生/熏蒸证、商业发票 | 扣货、补税、退运、销毁 |
| 保险公司 | 风险范围、货值、起运时间 | 保险单 | 拒赔 |
客户和银行看的是「事前」和「事后」——签约时看合同和形式发票，结汇时看发票、提单和产地证。船公司只看「装船前」。中国海关只看「报关那一刻」。目的国海关看的是「到港后」。保险公司看的是「装船前后那一小段」。
所以一套单证不是同时备齐的，是按时间线依次出场。先搞清顺序，比背清单有用得多——第九节给了一张完整的时间表。
谁出：卖方。干什么：报价、客户拿去申请进口许可或外汇额度、开信用证、付定金。
PI 上的数字是「意向」，不是「事实」。最常见的一种错，是拿 PI 直接去报关——海关会要求换成商业发票。另一个常见分歧是品名：PI 为了好谈，品名往往写得宽泛（比如「五金配件」），而商业发票必须具体到能让 HS 归类落地（比如「不锈钢六角螺栓 M8×40」）。
商业发票是结算、报关、申领原产地证、保险索赔基数这四个动作的共同基础。它一出错，后面全跟着错。
装箱单的核心字段是件数、毛重、净重、体积、包装方式。它要和发票、报关单、提单、订舱信息（含 VGM）五处一致。
合同金额和商业发票不一致，海关会要求书面解释；关联方之间价格明显偏低的，可能被估价。合同里最好写清贸易术语、付款方式、交货期和争议解决条款——这四项也是后面出问题时唯一能拿出来的依据。
这是出口单证里最需要想清楚的一件事。同样是「提单」，三种形态的物权效力完全不同。
| 形态 | 是不是物权凭证 | 能否转让 | 提货凭据 | 到货速度 | 主要风险 |
|---|---|---|---|---|---|
| 正本提单 Original B/L | 是 | 可背书转让 | 全套正本（通常 3 正 3 副） | 慢，要国际寄单 | 单据在途丢失、单据晚于货到产生滞港费 |
| 电放 Telex Release | 是，但已放弃正本 | 不可转让 | 电放通知 + 收货人身份 | 快 | 指定收货人后卖方彻底失去货权控制 |
| 海运单 SWB | 否 | 不可转让 | 收货人身份证明 | 快 | 卖方无法凭单控货，只适合已收款或关联方 |
电放不是「没有提单」。它是本来该签正本，但卖方声明放弃、由船公司发电放通知给目的港，收货人凭身份提货。所以电放的前提是货款已经收到。没收钱就电放，等于把货白送。
SWB 和电放的区别：SWB 从一开始就不是物权凭证，签发时就没打算控货；电放是本来有正本，只是放弃了。近洋航线（日韩、东南亚）常用 SWB 或电放，因为正本寄单赶不上货到；远洋航线（欧美）多用正本，或「凭银行指示」。
关键点：HBL 不能直接向船公司提货。收货人拿到 HBL 后，必须到货代的目的港代理处换成提货单 D/O，才能去堆场提箱。另外，货代如果没有无船承运人（NVOCC）资质，它签的 HBL 在法律上的承运人地位会被质疑，出险时索赔会很麻烦。
空运单不可转让、不是物权凭证，收货人凭身份证明就能提货。这意味着空运基本没有「凭单控货」的可能，所以收款方式必须配合——要么前 T/T，要么在信用证项下把收货人写成开证行。
中国海关要求海运出口发送预配舱单（装船前 24 小时）和装载舱单（装船后）。舱单上的件数、重量、品名必须能和报关单对上，对不上会被卡在放行环节。
原产地证不是一种证，是两大类。非优惠原产地证（CO）只证明货物原产于中国；优惠原产地证证明货物符合某个自贸协定的原产地规则，可以享受协定税率。前者是「身份证」，后者是「优惠卡」。
用在三种场合：目的国要求证明原产地但不给关税优惠（中东、南美部分国家）、信用证明确要求、进口国做贸易统计。签发机构是海关或中国贸促会，两者签发的 CO 效力相同。
| 目的地 | 证书种类 | 备注 |
|---|---|---|
| 东盟十国 | 中国-东盟自贸协定原产地证书（FORM E） | 印尼、新加坡、泰国、马来西亚、越南支持自助打印 |
| RCEP 十五个成员 | RCEP 原产地证书、RCEP 背对背原产地证书 | 泰国、日本、新加坡、新西兰、澳大利亚、韩国、马来西亚、印尼、越南支持自助打印 |
| 智利 | 中国-智利自贸协定原产地证书（FORM F） | 支持自助打印 |
| 韩国 | 中国-韩国自贸协定原产地证书 | 支持自助打印 |
| 澳大利亚 | 中国-澳大利亚自贸协定原产地证书 | 支持自助打印 |
| 新西兰 / 新加坡 | 中国-新西兰、中国-新加坡自贸协定原产地证书 | 支持自助打印 |
| 巴基斯坦、秘鲁、哥斯达黎加、冰岛、瑞士、格鲁吉亚、毛里求斯、柬埔寨、尼加拉瓜、厄瓜多尔、塞尔维亚、洪都拉斯（早期收获） | 各自协定项下原产地证书 | 部分支持自助打印 |
| 香港 / 澳门 | CEPA 原产地证书 | — |
| 台湾地区 | ECFA 原产地证书 | — |
普惠制（GSP）和自贸协定不是一回事。自贸协定是双方互给优惠，普惠制是发达国家单方面给发展中国家的优惠，给惠国可以单方面宣布「毕业」——也就是取消。
中国已经被主要给惠国陆续取消普惠制待遇，海关也同步停止签发普惠制原产地证书（FORM A）：
目前仍给予中国普惠制待遇的，只剩澳大利亚、新西兰、挪威三个国家。
经核准出口商可以自主出具原产地声明，目前适用 RCEP 以及中国-瑞士、中国-冰岛、中国-毛里求斯、中国-新西兰、中国-塞尔维亚等协定。前提是先取得「经核准出口商」资格，不是谁都能开。
货物经第三国中转、分拆后再运往最终目的地，用背对背证书可以保留原产资格。没有这张证，中转一次原产资格就可能断掉，优惠税率拿不到。
法定检验检疫是中国海关对出口法检目录内商品的要求；目的国要求是进口国的准入门槛，比如植检证、卫生证、熏蒸证。两者经常被混为一谈，但申报对象和签发机构完全不同。
国际植物检疫措施标准第 15 号（ISPM 15）要求实木包装材料经过处理并加施 IPPC 标识——HT 表示热处理，MB 表示溴甲烷熏蒸。
这是目前流传最广的一个旧说法。2018 年 5 月 29 日，海关总署发布 2018 年第 50 号公告，自 2018 年 6 月 1 日起全面取消《入/出境货物通关单》。
紧接着 2018 年 8 月 1 日，报关单和报检单合并为一张报关单，申报项目从 229 项精简到 105 项，随附单证从 74 项合并为 10 项。
2018 年关检融合后，原来分开的报关单和报检单合并成一张。出口报关单上的核心字段包括：经营单位、发货单位、运输方式、航次、提运单号、监管方式、征免性质、成交方式、品名、HS 编码、数量、重量、原产国、最终目的国。
通过单一窗口做一次电子委托授权，长期有效，不需要每票都出纸质委托书。实操中最常见的问题是委托关系没建或过期，报关行根本录不进单，货在码头干等。
注意：出口原产地证不属于许可证件，它是享惠或证明用途的文件，别把两者搞混。
申报要素是 HS 归类的输入项，不同编码要求的要素不同，常见的有品名、材质、规格型号、用途、品牌、成分含量、加工方法。缺项会被退单，写错会导致归类错误。
实操中常见「FOB 下卖方代买方投保」的情况，这时保单上的被保险人是买方，赔款也归买方，卖方只是代办。别以为保了险自己就有保障。
保险要在装船前办。保单日期晚于提单日期，保险公司可以主张「投保时风险已发生或已知」，理赔时一定会扯皮。信用证项下这也是一个典型的不符点。
CIF 条件下卖方只承担最低险别（协会货物条款 C 或平安险）。买方要求一切险的，保费要加，这笔钱应该在报价时就谈好，别等出货才争。
国际惯例是发票金额加成 10%，也就是 110%。信用证常明确要求 110%，写低了就是不符点；写高了保费增加但通常不会被拒。
| 说法 | 现状 | 依据 |
|---|---|---|
| 出口欧盟要开 FORM A | 已过期。2021 年 12 月 1 日起海关不再对欧盟成员国、英国、加拿大、土耳其、乌克兰、列支敦士登签发普惠制原产地证书 | 海关总署 2021 年第 84 号公告 |
| 报关要带 CIQ 通关单 | 已过期。2018 年 6 月 1 日起全面取消《入/出境货物通关单》 | 海关总署 2018 年第 50 号公告 |
| 报关单和报检单分开报 | 已过期。2018 年 8 月 1 日起两单合一，申报项目 229 项精简到 105 项 | 海关总署整合申报改革 |
| 单证准备得越多越保险 | 从来就不对。单证越多，不一致的概率越大，不一致才是最大风险 | — |
一份商业发票上的毛重写错，会连锁到装箱单、报关单、提单、舱单、VGM 五处。单证数量翻倍，一致性校验的工作量是翻四倍的。
所以单证管理的核心不是「齐」，是「一致」。真正专业的做法是先定一份「主数据表」——品名、HS 编码、件数、毛重、净重、体积、金额、币制、贸易术语、原产国——所有单证都从这张表里取值，而不是各自填各自的。
| 时间点 | 出的单证 | 出给谁 | 关键提醒 |
|---|---|---|---|
| 1. 签约 | 外销合同、形式发票 PI | 客户 | 贸易术语带版本，付款方式定死 |
| 2. 订舱 | 订舱委托书 | 货代 / 船公司 | 品名、件重尺、柜型错一处，后面全改 |
| 3. 放舱 | 放舱单 S/O | 拖车 / 仓库 | S/O 上的截关、截单时间是死线 |
| 4. 提柜 | 设备交接单 EIR | 堆场 | 提柜时拍照，划分箱体责任 |
| 5. 装货 | 装箱单 PL | 报关行 / 仓库 | 用仓库过磅单，别用估算值 |
| 6. 装船前 24 小时 | 预配舱单、VGM | 海关 / 船公司 | 舱单与报关单的件重必须能对上 |
| 7. 报关 | 报关单、报关委托书、许可证件、申报要素 | 海关 | 申报要素按 HS 注释逐项核 |
| 8. 开船后 | 提单（正本 / 电放 / SWB） | 客户 / 银行 | 没收到钱不要电放 |
| 9. 开船后 | 装载舱单 | 海关 | 与预配舱单保持一致 |
| 10. 结算 | 商业发票、装箱单、提单、原产地证、保险单 | 银行 / 客户 | 五份单证的信息必须完全一致 |
涉及政策时效的内容（FORM A 停发、通关单取消、两单合一），均以下列官方公告为准。政策会变，引用前请点开原文核对。